Il commercialista e/o l’imprenditore che vogliano ottimizzare i conti delle aziende seguite (o, nel caso degli imprenditori, delle proprie aziende) non possono prescindere dalla conoscenza del ciclo pdca quale strumento di risoluzione delle problematiche aziendali, sia che esse si trovino in produzione, sia che esse facciano parte dei flussi informativi che si sviluppano in ambito office.
L’acronimo PDCA è formato dalle parole che hanno il seguente significato
• Plan: pianificazione
• Do: test di quanto pianificato
• Check: controllo dei risultati e verifica della compatibilità con quanto pianificato
• Act: implementazione delle soluzioni che hanno superato la terza fase
Il ciclo PDCA viene impiegato per risolvere un problema, piuttosto che apportare dei miglioramenti a dei processi, o ancora si sta progettando un nuovo processo o si stanno implementando dei cambiamenti in processi esistenti oppure in caso di definizione di un nuovo servizio/prodotto ecc. Entrando nel dettaglio avremo le fasi
PLAN: è la prima fase e riporta in sé la definizione del problema in termini di relazione fra cosa si è verificato e cosa era atteso. A seguire vengono specificate le circostanze in cui si è verificato il problema; poi lo si misura (in funzione del numero di volte in cui si è verificato) e perché lo stesso evento è considerato un problema.
DO: in questa fase, che rappresenta la fase del fare, si definiscono le attività da svolgere per far sì che il problema si presenti ancora. Si individua inoltre chi fa cosa e le scadenze temporali entro le quali questa fase dovrà essere portata a termine.
CHECK: fase di verifica, nella quale vengono misurati i risultati del processo e confrontati con quanto preventivato nella fase di plan. Se il risultato è positivo si procede alla fase successiva, altrimenti si torna a quella precedente.
ACT: è la fase conclusiva che rende definitivo il miglioramento, cosicché le soluzioni trovate possano diventare i nuovi standard.
Un esempio di modello PDCA è presente nello screenshot seguente
Si potrebbe immaginare operativamente così: giornalmente presso una linea di produzione c’è una riunione di massimo 15 minuti del responsabile di produzione, del responsabile della manutenzione e del caporeparto. Se c’è un problema viene movimentata la prima riga inserendo la data di apertura, a seguire con un pennarello si annerisce lo spicchio di cerchio con la lettera P, si scrive a penna la macchina di riferimento del problema, la descrizione, la causa del problema con l’indicazione di chi dovrà occuparsene. Di giorno in giorno si sommeranno nuove attività in fase Plan, ma chiaramente le vecchie attività procederanno il proprio cammino. Ripartendo dalla prima riga si andrà ad annerire lo spicchio con la lettera Do, in quanto l’incaricato del problema si sarà adoperato e avrà trovato una soluzione. Nel momento in cui la soluzione viene testata si annerirà lo spicchio con la lettera C (check) e, se il test dà risultato positivo si potra annerire lo spicchio con la lettera A (act), ciò significa che il problema è risolto e può essere chiuso. Lo stesso procedimento vale per i problemi che sorgeranno di volta in volta e che saranno nel corso del tempo risolti. Il foglio stampato ha un forte impatto visual in quanto ogni giorno sarà possibile osservare tutti quei problemi che per un motivo o l’altro risultano ancora aperti e magari si trascinano senza addivenire ad una soluzione. L’obiettivo del modello è proprio quello di mettere ordine fra i problemi e soprattutto responsabilizzare tutto il team alla risoluzione celere degli stessi.
Il commercialista che vuole davvero implementare un corretto sistema di controllo di gestione in un’azienda, non può prescindere da questo genere di osservazioni al fine di ottenere il massimo risultato rispetto gli obiettivi prefissi. L’art. 2086 c.c. prevede, oltre che la possibilità di intercettare i primi segnali di crisi, anche la capacità di garantire la continuità aziendale. Tutto ciò non può prescindere dal sapere intervenire sotto i capannoni produttivi così da migliorare la redditività delle produzioni realizzate. Noi ci rendiamo disponibili verso i professionisti tramite una nuova frontiera della formazione, per saperne di più clicca qui.
