Da sempre tutti sappiamo come un’immagine valga più di mille parole e non è stata mai detta cosa più vera. La visualizzazione aiuta certamente ad immaginare una particolare situazione o una soluzione futura in maniera molto più impattante, inoltre il confronto derivante da essa aiuta il processo di miglioramento continuo. Il visual management aiuta a rendere i processi facilmente visibili e comprensibili a tutti, dipendenti e collaboratori, tramite l’utilizzo di tabelloni e segnali luminosi. Ad esempio riportare le decisioni prese durante una riunione su di una lavagna, magari aggiungendo i commenti dei partecipanti tramite post-it, comporta in maniera implicita un maggiore coinvolgimento mettendo tutti sullo stesso piano.
In un piano di attività la possibilità di visualizzare lo stato di avanzamento del numero di pratiche chiuse, piuttosto che il numero di prezzi prodotti risulta molto utile per creare una visione condivisa creando un senso di responsabilità fra i partecipanti. La gestione visual oltre a rendere visibile e comprensibile a tutti quello che si sta facendo, permette il confronto con quanto preventivato e quanto si sta realmente ottenendo, permettendo di intervenire per tempo in caso di scostamenti sfavorevoli.
Il punto fisico informativo ove è possibile ottenere grazie ad un “colpo d’occhio” tutte le informazioni necessarie alla gestione dell’ufficio/reparto/stabilimento è l’info point. Quest’ultimo è organizzato tramite tutta una serie di tabelloni e lavagne, divise per argomento, sulle quali sono riportate le informazioni necessarie alla gestione. Nell’info point vengono riportati principalmente:
- I dati relativi alla gestione quotidiana (presenze, programma di lavoro ecc.)
- La gestione e risoluzione dei problemi
- Le idee e le proposte di miglioramento
- Le performance ottenute
- La gestione della squadra (presenze-assenze, formazione prevista ecc.)
L’anima dell’info point rimane la gestione visiva che evita di perdere tempo nella ricerca delle informazioni. La gestione dell’info point può sembrare inizialmente onerosa (in termini di tempo) per mantenere aggiornato tutto il sistema di gestione visiva ma in realtà, in presenza di un corretto processo di mantenimento sistematico, il costo risulta molto basso e i benefici sono invece molto elevati.
I controlli visivi in definitiva migliorano la concentrazione sul processo e sulla responsabilità di mettere a fuoco i problemi nonché incrementano il livello di coinvolgimento dei dipendenti rispetto a qualsiasi altro sistema di reporting.
Il commercialista che vuole davvero implementare un corretto sistema di controllo di gestione in un’azienda, non può prescindere da questo genere di organizzazione dei dati al fine di ottenere il massimo risultato rispetto gli obiettivi prefissi. Noi ci rendiamo disponibili verso i professionisti tramite una nuova frontiera della formazione, per saperne di più clicca qui.
