Il controllo di gestione è efficace nel momento in cui riesce, oltre che a trovare soluzioni ai problemi che si presentano, a creare delle routine utili affinchè i lavori standardizzabili possano essere portati a compimento in maniera efficace e senza intoppi. Nell’esempio di quest’articolo vi parlo di uno strumento in ottica lean che ci risulta molto utile a questo scopo: il kamishibai. Nella sua forma più semplice trattasi di un tabellone con delle tasche con dentro dei cartellini, ove sull’asse delle ascisse può essere riportato il giorno (o i reparti riferiti ad un determinato giorno), mentre sull’asse delle ordinate sono riportate le fasce orarie. Mano a mano che le attività (standard) vengono eseguite, il cartellino che di partenza è posto sul lato rosso e presenta il nome dell’attività, viene girato sul lato verde così da indicare che quell’attività è stata compiutamente svolta (figura sotto)
La forza di questo strumento sta soprattutto nel fatto che dev’essere facilmente visibile a tutti, cosicché ad esempio un responsabile di produzione, durante il proprio giro (gemba walk) quotidiano, può verificare in maniera molto agevole lo stato di avanzamento delle attività giornaliere dei propri collaboratori. In assenza di problemi, il responsabile assisterà alla cosiddetta “onda verde” che parte dall’alto e va verso il basso e che rappresenta la corretta realizzazione di tutte le attività previste caratterizzate appunto dal rovesciamento del cartellino e quindi dal colore verde (figura sotto).
Questo strumento davvero molto valido può essere utilizzato a tutti i livelli aziendali, a partire dai responsabili sino ad arrivare agli operatori. Ciò che cambia da livello a livello è lo scopo e la frequenza di utilizzo (più si sale di livello più la frequenza potrebbe dilatarsi). Così ad esempio un imprenditore potrebbe avere più kamishibai legati ai propri responsabili (amministrativo, di stabilimento ecc.) e poterne controllare, magari mensilmente, l’avanzamento in termini di operatività. Generalmente l’utilizzo può riguardare:
• Il sostegno quotidiano di un progetto 5S
• Azioni di manutenzione programmata
• Azioni di mantenimento del sistema qualità
• Aggiornamento dei dati dei software
• Al completamento progressivo delle fasi di un progetto/commessa
• Ecc.
In conclusione il kamishibai trova terreno fertile in tutti quegli ambiti ove ci siano attività cadenzate e ripetitive nel corso del tempo. Come visto è di semplicissima realizzazione e aiuta a ridurre gli errori, gli sprechi di tempo nonché migliora il senso di responsabilità di operatori diretti e manager.
