Il controllo di Gestione è tale se, oltre alle diagnosi, predispone le cure. In caso contrario non trattasi di controllo di gestione ma di semplice (seppur utilissima) analisi di bilancio. Le aziende in difficoltà, quale sia la loro dimensione o settore o complessità, nel momento esatto in cui viene diagnosticato un problema, è per la loro stessa sopravvivenza fondamentale che sia anche individuata la causa e contestualmente trovato il rimedio. Per arrivare a questo e garantire la continuità aziendale, in linea con gli adeguati assetti, bisogna predisporre tutta una serie di lavori di mappatura ed intervento volti quindi ad intercettare i segnali di crisi (adeguati assetti) e possibilmente a porvi rimedio garantendo appunto il going concern. Le maggiori cause di mancanza di redditività e, a cascata, di liquidità, sono riconducibili a scompensi legati ai flussi produttivi. I flussi produttivi (o di erogazione se trattasi di servizi) vanno mappati “in tempi non sospetti”, quando l’azienda si reputa sana e può dedicarsi a questo genere di lavori cosicché, in caso di successivi problemi, si è pronti ad intervenire anzi, se il sistema è ben rodato, di precorrere quelli che potrebbero essere i potenziali problemi. Un po’ come immaginare di produrre un auto, chiaramente i freni vengono montati prima che la stessa venga messa su strada e non certamente dopo aver affrontato la prima curva a velocità sostenuta.
Mappare i cicli produttivi non è un lavoro di poco conto, in quanto gli stessi possono essere molto complessi e interdipendenti fra loro. La difficoltà maggiore poi, a parere di chi scrive, è rendere di facile e veloce lettura (visual) quanto rilevato lungo le linee. Ci viene quindi in aiuto la vsm cioè a dire la value stream map (as is, cioè di come gira la produzione al momento). Un documento in genere cartaceo, redatto su fogli A3 applicati a parete, ove vengono riportate, con la dovuta simbologia e con l’aiuto di post it, tutte le fasi lavorative (e office) caratterizzanti l’azienda in questione.
All’alba della diffusione dell’intelligenza artificiale mi trovo a parlare di post it e fogli A3? Ebbene si, la mappa che si realizza alle volte è talmente grande, anche una parete intera di ufficio, che le buone maniere fondate sulla carta e sulla penna rimangono ancora le best practices alle quali rifarsi.
Si sceglie un prodotto o una famiglia di prodotti a seconda delle criticità che si vogliono isolare.
La vsm as is vede la sua partenza dall’angolo destro posto in alto. Qui vengono inserite tutte le informazioni riguardo i clienti, gli ordinativi, i lotti di produzione, la grandezza dei lotti ecc.. da destra in alto si procede verso sinistra inserendo eventualmente (ma non obbligatoriamente) tutti i processi office che vanno dalla raccolta dell’ordine sino all’invio degli ordini a fornitori per quello che concerne le forniture di materia prima. L’angolo a sinistra della vsm vede, specularmente, i codici materia ordinati, i lead time di fornitura, i nomi dei fornitori (almeno i principali) e la frequenza di consegna. Possono essere poi inserite tutta una serie di ulteriori informazioni critiche che si ritengono utili alla mappatura dei processi nonché all’ottimizzazione degli stessi (nell’immagine sotto un esempio di mappatura legata al ciclo di produzione di un’asta per doccia)
Nella parte bassa della vsm as is, partendo da sinistra vengono raffigurate le fasi produttive. Per ogni fase vengono almeno rappresentati i tempi standard di produzione, i tempi di setup, in aggiunta la percentuale di oee (indice di efficienza dei macchinari). Le fasi sono collegate fra loro da frecce push (se trattasi di produzione spinta da monte verso valle) o frecce di tipo pull (desiderate, se trattasi di produzione tirata da valle verso monte). Tra ogni fase quasi sempre è presente un triangolo che sta ad indicare un magazzino di accumulo intermedio. Alla fine del flusso ci sarà poi il magazzino prodotti finiti e il simbolo del camioncino che indica l’invio a clienti dei prodotti finiti. In basso viene rappresentata la linea del tempo indicante la somma dei lead time (tempi di attraversamento). Rappresenta quanto tempo passa (in genere in giorni) dall’inizio della produzione alla consegna del prodotto finito.
La vsm as is è il documento che permette di capire, con un colpo d’occhio, dove potrebbe esserci un problema, isolandolo e cercando di trovare la soluzione. Tutte le soluzioni individuate e tracciate sulla vsm as is danno poi vita ad una nuova vsm, questa volta chiamata vsm future state. Le soluzioni individuate nella future state rendono già l’idea dei miglioramenti in termini di riduzione lead time e ottimizzazione del flusso produttivo. A quel punto non resta che metterle in atto. Nell’immagine sotto un esempio di vsm realizzata con i post it su di una lavagna.
Il segreto del vero Controllo di Gestione è proprio questo, capire come ottimizzare i cicli produttivi e far sì che il costo di trasformazione di un prodotto (o erogazione se trattasi di servizio) si possa ridurre liberando margini. Gli adeguati assetti prevedono l’anticipazione della crisi, ma se la si intercetta restando però inermi rispetto ad essa, evidentemente si è fatto il lavoro solo a metà. Per chi è interessato, stiamo approntando un nuovo servizio in merito al Controllo di Gestione, per saperne di più clicca qui.
